Zamówienie ofertowe z dnia 22.10.2018 roku na wybór dostawcy zintegrowanego systemu ERP wraz z wdrożeniem dla firmy RELAX-MED Sp. z o.o.

Data publikacji: 22.10.2018

Informacje o ogłoszeniu

Termin składania ofert

do dnia 29-10-2018

Numer ogłoszenia

10657

Status ogłoszenia

Zakończone

Miejsce i sposób składania ofert

1. Ofertę zgodną z załączonym formularzem i niniejszym zapytaniem ofertowym należy złożyć w terminie do dnia 26 października 2018 r.
2. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.
3. Złożenie (przygotowanie) oferty nie powoduje powstania żadnych zobowiązań wobec Zamawiającego tj. oferty są przygotowywane na koszt Wykonawców. Każdy z Wykonawców może złożyć tylko jedną ofertę.
4. Oferent może przed upływem terminu składnia ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę.
5. Ofertę należy złożyć osobiście, albo za pomocą poczty/kuriera/posłańca w siedzibie firmy: RELAX-MED Sp. z o.o. ul. Piasta 21, 44-200 Rybnik, albo jako załącznik do wiadomości wysłanej na adres: pawel@relax-med.pl
6. Osoba do kontaktu z Wykonawcami: Paweł Zostawa
7. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.

Adres e-mail, na który należy wysłać ofertę

pawel@relax-med.pl

Osoba do kontaktu w sprawie ogłoszenia

Paweł Zostawa

Nr telefonu osoby upoważnionej do kontaktu w sprawie ogłoszenia

(48) 507 179 142

Skrócony opis przedmiotu zamówienia

Spółka RELAX-MED Sp. z o.o. z siedzibą w Rybniku zaprasza do składania ofert w postępowaniu na zakup Zintegrowanego systemu ERP do kompleksowego zarządzania firmą wraz z jej rozproszonymi oddziałami – 1 zestaw, wdrożenie wraz ze szkoleniem do systemu ERP – 272 godziny oraz szkolenie z oprogramowania ERP dla zarządu oraz pracowników – 84 godziny w ramach projektu współfinansowanego z EFRR realizowanego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2014 – 2020.

Kategoria ogłoszenia

Dostawy

Podkategoria ogłoszenia

Sprzęt IT

Miejsce realizacji zamówienia

Województwo: śląskie Powiat: Rybnik Miejscowość: Rybnik

Opis przedmiotu zamówienia

Cel zamówienia

Celem zamówienia jest zakup zakup Zintegrowanego systemu ERP do kompleksowego zarządzania firmą wraz z jej rozproszonymi oddziałami – 1 zestaw, wdrożenie wraz ze szkoleniem do systemu ERP – 272 godziny oraz szkolenie z oprogramowania ERP dla zarządu oraz pracowników – 84 godziny w ramach projektu unijnego współfinansowanego z EFRR w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2014 – 2020, oś priorytetowa III Konkurencyjność MŚP, działanie 3.3. Technologie Informacyjno – Komunikacyjne dla działalności gospodarczej, w ramach wniosku nr WND-RPSL.03.03.00-24-04ED/18-001

Przedmiot zamówienia

1 Zakup Zintegrowanego systemu ERP do kompleksowego zarządzania firmą wraz z jej rozproszonymi oddziałami – 1 zestaw
Specyfikacja:
System ułatwiający optymalizację wykorzystania zasobów i zachodzących procesów w organizacji poprzez współpracujące ze sobą następujące moduły:
1. Moduł Kadry i Płace – Zarządzanie zasobami ludzkimi skutecznie dzięki szybkiemu i intuicyjnemu dostępowi do pełnej informacji o pracownikach.
2. Moduł Księga handlowa wraz z księgą inwentarzową – Kompleksowa kontrola finansów firmy z księgowością prowadzoną w oparciu o plan kont.
3. Moduł Elektroniczne Wyciągi Bankowe – automatycznie zaczytuje do systemu wyciągi bankowe pobrane ze strony banku w formie pliku elektronicznego. Moduł wspiera pracę osoby odpowiedzialnej za rozliczenia na wszystkich etapach pracy z wyciągiem bankowym. Rozwiązanie umożliwia importowanie wyciągów bankowych z niemal wszystkich banków w Polsce
4. Moduł Handel – wspiera prowadzenie działalności sprzedażowej przedsiębiorstw o różnych profilach. Podstawowe funkcje umożliwiają tworzenie dokumentów, zarządzanie towarami i cenami, przechowywanie informacji o kontrahentach, bankach i urzędach. Moduł jest zintegrowany z Ewidencją Środków Pieniężnych, uzupełniającą funkcjonalność w zakresie rozliczeń z kontrahentami, a także z Ewidencją Dokumentów i Rejestrem VAT.
5. Moduł Wypożyczalnia – służy do ewidencjonowania wypożyczanego sprzętu medycznego, który ze względu na wysokie koszty zakupu może być wypożyczany dla pacjenta na dowolny okres. Moduł zapewnia pełną współpracę z modułami CRM i Serwis – dla każdego urządzenia dostępna jest pełna historia jego napraw oraz przeglądów i na podstawie częstotliwości przeglądów można zaplanować przyszłe przeglądy i naprawy serwisowe dla każdego urządzenia
6. Moduł CRM dla Pacjentów – Moduł wykorzystywany jest w kreowaniu, zarządzaniu i podtrzymywaniu relacji z pacjentami. Pozwala na budowanie bazy kontaktów i długotrwałych relacji z pacjentami – pełna historia leczenia w jednym miejscu oraz pozwala na odwzorowanie procesu rehabilitacji począwszy od pierwszej wizyty w gabinecie a skończywszy na zaopatrzeniu w sklepie medycznym czy też wypożyczeniu sprzętu medycznego.
7. Moduł Serwis – pozwala na rejestrowanie przyjmowanych urządzeń w ramach obsługi zleceń serwisowych. Dzięki powiadomieniom e-mail lub SMS moduł pozwala na automatyzację procesu informowania firmy o konieczności serwisu sprzętu medycznego czy też potrzebie kontroli wyposażenia firmy zarówno floty samochodowej jak również
pozostałych środków trwałych wymagających przeglądu technicznego.
8. Moduł Harmonogram Zadań – Moduł ten cyklicznie sprawdza, czy w bazie danych istnieją konkretne zadania do wykonania. Wskazuje na zadanie oraz uwzględnia harmonogram, według którego ma być wywoływane. Dzięki swoim funkcjonalnościom Harmonogram zadań zmniejsza pracochłonność obsługi ważnych czynności, liczbę błędów
użytkowników oraz przyspiesza przepływ dokumentów i procedur pomiędzy różnymi działami i pracownikami w organizacji.
9. Moduł E-mail – Moduł jest rozwiązaniem dla pracowników, którzy przesyłają dokumenty drogą elektroniczną. Umożliwia wysyłanie dokumentów w formacie .pdf przy wykorzystaniu wbudowanych mechanizmów obsługi wiadomości elektronicznych. Każdy wysyłany dokument jest widoczny jako wiadomość e-mail z załącznikiem .pdf.
10. Moduł Integracja ze sklepem internetowym – Moduł zapewnia komunikację na linii system ERP – sklep internetowy w obszarze synchronizacji stanów magazynowych, towarów, zamówień czy płatności.
2. Wdrożenie wraz ze szkoleniem do systemu ERP
272 godziny prac wdrożeniowych zintegrowanego systemu ERP przez autoryzowanego partnera oprogramowania ERP
3. Szkolenie systemu ERP
84 godziny szkoleń z oprogramowania ERP dla zarządu oraz pracowników firmy przez autoryzowanego partnera oprogramowania ERP

Kod CPV

48000000-8

Nazwa kodu CPV

Pakiety oprogramowania i systemy informatyczne

Dodatkowe przedmioty zamówienia

CPV 48330000-0 Pakiety oprogramowania do opracowywania harmonogramów i kontroli produkcji
CPV 7200000-5 Usługi informatyczne: konsultacyjne, opracowania oprogramowania, internetowe i wsparcia
CPV 79632000-3 Szkolenie pracowników
CPV 80500000-9 Usługi szkoleniowe

Harmonogram realizacji zamówienia

Okres realizacji zamówienia: 31 grudnia 2018 r.

Załączniki

Pytania i wyjaśnienia

Brak pytań i wyjaśnień

Wiedza i doświadczenie

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Oferenci, którzy:
1. Posiadają doświadczenie we wdrażaniu systemu typu Enova lub równoważne – minimum 3 wdrożenia. Dołączą do oferty listy referencyjne.
2. Posiadają doświadczenie we wprowadzaniu udogodnień programowych dla firm rozliczających się z NFZ – minimum 1 realizacja. Dołączą do oferty list referencyjny.

Ocena oferty

Kryteria oceny i opis sposobu przyznawania punktacji

Kryteria oceny:
1. Cena – waga 80%, maksymalna możliwa do uzyskania liczba punktów 80.
Ocena kryterium CENA będzie dokonana według wzoru:
CENA = najniższa oferowana cena netto (w zł) / cena netto badanej oferty (w zł) x 100 x 80 pkt
2. Czas reakcji serwisowej – waga 20%, maksymalna możliwa do uzyskania liczba punktów 20.
a) Reakcja serwisowa do 1 godziny – 20 pkt.
b) Reakcja serwisowa od 1 do 3 godzin – 10 pkt.
c) Reakcja serwisowa powyżej 3 godzin – 0 pkt.
3. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska największą liczbę punktów wg wzoru: Liczba punktów = C + R, gdzie C oznacza liczbę punktów uzyskanych przez ofertę w kryterium ceny oferty, R oznacza liczbę punktów uzyskanych przez ofertę w kryterium czas reakcji serwisowej. Wyliczenia punktów zostaną dokonane z dokładnością do drugiego miejsca po przecinku, zgodnie z matematycznymi zasadami zaokrąglania. Maksymalna łączna suma punktów możliwych do uzyskania – 100 punktów.
4. Braki formalne oferty oraz oczywiste omyłki będą mogły podlegać uzupełnieniu/wyjaśnieniu.
a) o możliwości uzupełnienia oferty Zamawiający poinformuje Oferenta drogą mailową po upływie terminu składania ofert. W przesłanym mailu Oferent zostanie poinformowany o terminie złożenia uzupełnień/wyjaśnień. Termin ten nie będzie jednak dłuższy niż 2 dni robocze liczone od dnia następnego po dniu wysłania wiadomości. Uzupełnienia złożone po wyznaczonym terminie nie będą brane pod uwagę w ostatecznym wyborze Oferenta.
b) zamawiający poprawi w ofercie oczywiste omyłki pisarskie i rachunkowe.
5. Jeżeli Zamawiający nie będzie mógł wybrać najkorzystniejszej oferty ze względu na to, że złożone zostały oferty, które uzyskały taką samą liczbę punktów, Zamawiający wezwie Wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia – w terminie określonym przez Zamawiającego – ofert dodatkowych. Wykonawcy składając oferty dodatkowe, nie mogą zaoferować cen wyższych niż zaoferowane w złożonych pierwotnie ofertach.

Wykluczenia

Z postępowania o udzielenie zamówienia wykluczeniu podlegają Wykonawcy, którzy są powiązani osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami uprawnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi dla Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na:
a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
b) posiadaniu udziałów lub co najmniej 10% udziałów lub akcji;
c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządczego, prokurenta, pełnomocnika;
d) pozostawaniu w związku małżeńskim albo we wspólnym pożyciu, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.Wykonawca zobowiązany jest dołączyć do oferty oświadczenie o braku w/w powiązań według wzoru stanowiącego Załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego.

Zamawiający – Wnioskodawca

Nazwa

RELAX-MED SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ

Adres

Piasta, 21 21

44-200 Rybnik

śląskie , Rybnik

Numer telefonu

507179142

NIP

6423209905

Numer naboru

RPSL.03.03.00-IP.01-24-011/18
Informacja dostępna na stronie internetowej Bazy Konkurencyjności:

Data aktualizacji:  30.10.2018

Protokół z przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia

Załącznik: PROTOKÓŁ ERP PODPISANY